Целта на интернет услугата eCestak.sk е да даде възможност на потребителите лесно да попълват заповеди за пътуване и сметки за командировки.
Индивидуалната регистрация е предназначена за административен персонал, който трябва да попълва и записва заповеди за пътуване и сметки не само за себе си, но и за други служители в една или повече компании. Услугата eCestak.sk е фокусирана върху максималната гъвкавост на пълненето, ограничена само от законодателни разпоредби. Потребителят може да променя всички данни във формулярите без ограничения, включително номера на командировката и курса за изчисляване на надбавката за хранене. Формулярите за услуга включват разширени проверки и изчисления, които гарантират спазването на законодателството на Словашката република, без да е необходимо да се познават подробно.
За използване на услугата е необходима регистрация на потребител. Чрез регистрацията потребителят получава достъп до собственото си работно пространство, в рамките на което може да работи с формуляри и функции на услугата. Регистрационната форма съдържа два раздела. В раздела за данни за вход е необходимо да попълните потребителското име, паролата и имейла, тези данни са задължителни. Вторият раздел съдържа потребителския профил, данните в него се използват за автоматично попълване на данните на потребителя във формуляри. Тази информация не е задължителна, но попълването е препоръчително и ще улесни работата с услугата.
След първоначалната регистрация потребителят автоматично влиза в системата и може веднага да започне да използва услугата. Ако се върнете по-късно, ще трябва да въведете данните си за вход: име и парола.
Ако потребителят забрави името или паролата си за вход, трябва само да изпрати имейл на [email protected] и системният администратор ще генерира парола, но е необходимо той да изпрати имейл от същия имейл адрес, който той предоставени при регистрация.
Потребителските данни, въведени по време на регистрацията, могат да бъдат променени от потребителя във формуляра за потребителски профил. Формата на профила също ви позволява да промените паролата след въвеждане на оригиналната парола.
Списъкът на командировките съдържа всички регистрирани командировки и позволява достъп до формуляри за командировки. Всяко командироване съдържа заповед за пътуване, сметка за командировка и списък с приложения, съхранявани за пътуването.
Потребителят има възможност да добавя нови работни пътища или да редактира форми на вече създадени работни пътища. Списъкът на работните пътувания може да бъде сортиран по отделни колони. В допълнение към добавянето на нови работни пътища, потребителят има опцията да създаде копие на съществуващ работен път.
Поръчката за пътуване съдържа основна информация за командировката и се използва за изпращане на служителя в командировка и се попълва преди командировката. Формулярът е разделен на няколко части под формата на ръководство. В допълнение към попълването на основните данни, формулярът ви позволява да планирате бизнес почивка и да въведете планирани разходи. Въз основа на въведените данни формулярът изчислява приблизителните разходи за храна и джобни пари. Тези приблизителни разходи са само за оценка на бъдещи разходи. Точно и подробно изчисление на борда и джобните пари се реализира след края на командировката във формуляра за фактуриране.
Формулярът за поръчка за пътуване е разделен на няколко екрана под формата на ръководство за повишаване на яснотата. Преходът между отделните екрани се осъществява чрез бутоните Напред и Назад, преходът към следващия екран е разрешен само ако текущо показаният екран е попълнен правилно и не съдържа грешки. Попълването на формуляра може да бъде прекъснато по всяко време с бутоните Запазване и затваряне.
Заглавката на заповедта за пътуване съдържа идентификационните данни на пътуващия работник и командировката. Номерът на работния път се генерира автоматично, когато работният път е създаден, но потребителят може да промени този номер при необходимост. Когато създавате командировка, информацията за служителя от профила на служителя автоматично се попълва предварително в заглавката на пътната заповед. Ако работник попълва командировки за повече от един служител, той/тя може да използва бързото предварително попълване на данни от списъка на служителите.
Вторият екран на формуляра за пътуване съдържа данни за пътуване, място и час на началото на командировката, място и час на края на командировката.
Възможно е също така да се въведе прекъсване на командировка по време на командировка. Прекъсванията обикновено са по лични причини на работника, например по време на почивка.
Екранът с данни за пътуването съдържа също изчислени храна и джобни пари. Тези данни се използват за приблизителна оценка на разходите за командировка.
Точното изчисляване на борда и джобните пари се реализира при фактурирането на командировката. Изчислените бордови и джобни пари автоматично се преобразуват в евро според обменния курс на ЕЦБ.
Третият екран на формуляра за пътуване съдържа данни за трафика. В зависимост от избрания тип превозно средство, екранът се адаптира към други полета, които трябва да се попълнят.
Когато използвате няколко транспортни средства по време на командировка, препоръчително е да попълните преобладаващия трафик.
Когато използвате служебен автомобил, е необходимо да въведете типа и регистрационния номер на превозното средство.
Когато използвате частно превозно средство, формулярът изчислява приблизителната компенсация за използването на частното превозно средство, както и за горивото. Това изчисление се използва само за оценка на разходите за командировка, точното изчисляване на обезщетението се реализира при фактурирането на командировката. Изчислените възстановявания автоматично се преобразуват в евро по обменния курс на ЕЦБ.
Екранът Разходи съдържа информация за планирани или вече направени бизнес пътни разходи. Примери за това са разходите за настаняване, билети, конференции и други подобни.
Въведените разходи служат за по-добра оценка на общите разходи за командировка. В заповедта за пътуване служителят вписва разходите независимо дали са били заплатени директно от служителя или от компанията.
Въведените разходи автоматично се преобразуват в евро по обменния курс на ЕЦБ. Ако е необходимо, потребителят може да въведе друг курс според документа срещу заплащане.
Последният екран на формуляра съдържа сумите на планираните разходи за командировка. В същото време на този екран потребителят може да въведе необходимия архив за командировката и бележки за командировката.
След попълване на формуляра за пътуване, услугата позволява отпечатването и архивирането му под формата на експорт в PDF формат.
Формулярът за фактура за командировка се попълва след края на командировката и се използва за изчисляване на обезщетението, на което служителят е имал право по време на командировката.
Формулярът ви позволява да въвеждате трансфери и разходи, въз основа на които формулярът изчислява надбавките за пътуване и общата сума за таксуване.
За разлика от пътната заповед, при която разходите са изчислени само приблизително, във формуляра за фактуриране всички възстановявания и разходи се изчисляват с максимална точност в съответствие с действащото законодателство.
Формулярът за фактуриране за командировка е разделен на няколко екрана под формата на ръководство за повишаване на яснотата. Преходът между отделните екрани се осъществява чрез бутоните Напред и Назад, преходът към следващия екран е разрешен само ако текущо показаният екран е попълнен правилно и не съдържа грешки. Попълването на формуляра може да бъде прекъснато по всяко време с бутоните Запазване и затваряне.
Заглавката на сметката за командировка съдържа същите идентификационни данни на пътуващия служител и командировката като пътната заповед. След отваряне на формуляра за фактуриране, той вече съдържа предварително попълнените данни, въведени в пътното нареждане. Ако е необходимо, потребителят може да редактира данните в заглавката.
Екранът за преводи във формуляра за фактуриране за командировка се използва за въвеждане на преводи, които служителят е направил по време на командировката. Формата ви позволява да въведете три вида преводи, комбинация от които може да обхване всички стандартни случаи. Въз основа на попълнените данни формулярът автоматично изчислява, в който се посочва служителят, прекаран всеки ден, и на тази база изчислява правото на служителя на храна и джобни пари.
В горната част на екрана формулярът показва началото и края на командировката, както и мястото на изпълнение на пътуването, попълнено в заповедта за пътуване. Тези данни се използват за по-лесно въвеждане на преводи.
Тип трансфер „Движение през земя през граници“ се използва за въвеждане на трансфер, извършен от работник през границата с кола, автобус или пеша. В случай, че служител премине няколко граници в рамките на един трансфер, напр. при преминаване от Словакия през Австрия и Словения към Хърватия тя може да влезе в няколко гранични пункта. Полето Разстояние трябва да бъде въведено за таксуване, когато се движите със собствено превозно средство. Началното и крайното състояние на трансфера трябва да са различни.
Тип трансфер „Трансграничен въздушен или морски транзит“ се използва за влизане в движението, извършено от работника през границата със самолет или кораб. Точното време за преминаване на границата не е известно за тези трансфери. Началното и крайното състояние на трансфера трябва да са различни.
Тип трансфер "Национален трансфер" се използва за въвеждане на трансфера, извършен от работник в една държава в чужбина или в Словашката република. Полето Разстояние трябва да бъде въведено за таксуване, когато се движите със собствено превозно средство.
Когато се комбинират множество прехвърляния, формулярът автоматично проверява времевата последователност за прехвърляния между държави. Трансферите не трябва да се припокриват във времето. В допълнение към движенията, този екран ви позволява да въведете и работна почивка. Първият път, когато отворите формуляра, прекъсванията от пътната заповед автоматично се попълват предварително.
За по-лесно попълване формулярът има и функцията за автоматично сортиране на движенията според хронологичния им ред.
Екранът за собствена подмяна на превозно средство се показва само ако при прехвърлянията е завършен поне един трансфер със собствена кола или мотоциклет като транспортно средство.
В горната част на екрана се показват вашите собствени движения на превозното средство, заедно със сумата от техните разстояния. В долната част на екрана е необходимо да въведете основните идентификационни данни на превозното средство и цената на горивото. Въз основа на тази информация формулярът автоматично изчислява правото на служителя на основно обезщетение за използването на собственото му превозно средство, както и обезщетение за използваното гориво.
Екранът за престой показва списък с дните, през които работникът е бил в командировка. Списъкът с дни се изчислява въз основа на движенията, въведени в предишния екран.
За всеки ден от командировката формулярът автоматично оценява в коя държава работникът има право на обезщетение. Потребителят може да избере приспадане за хранене за всеки ден според осигуреното хранене. Работникът може да определи ставка за джобни пари за командировката, която се изчислява за всеки ден според надбавката за хранене.
Когато се отчита командировката на служител на компанията, за преизчисляване на надбавката за храна се използва обменният курс на ЕЦБ от първото число на месеца. При фактуриране на командировките на SZČO е необходимо да се използва обменният курс от деня на фактурирането на пътуването. В този случай трябва да изберете настройката на персонализирания обменен курс и да въведете текущия обменен курс от уебсайта на ЕЦБ.
Екранът Разходи съдържа информация за разходите, направени за командировката. Примери за това са разходите за настаняване, билети, конференции и други подобни.
Във формуляра за фактуриране, за разлика от заповедта за пътуване, е необходимо да се въведат само разходи, които са били заплатени директно от служителя и трябва да бъдат възстановени.
Въведените разходи автоматично се преобразуват в евро по обменния курс на ЕЦБ. Ако е необходимо, потребителят може да въведе друг курс според документа срещу заплащане.
Последният екран на формуляра съдържа общите разходи за командировка. В същото време на този екран потребителят може да въведе платен аванс за командировката и бележки за командировката.
След попълване на формуляра за фактуриране за командировка, услугата позволява отпечатването и архивирането му под формата на експортиране в PDF формат.
Потребителите, които изброяват заповеди за пътуване и сметки за множество служители, могат да използват списъка на служителите, за да улеснят работата си. Потребителските данни от списъка на служителите могат бързо и лесно да бъдат попълнени предварително от потребителя в заповед за пътуване или сметка за командировка.
Формата за прикачване ви позволява да прикачите файловете, необходими за фактуриране на вашата командировка, като касови бележки и фактури. Броят на прикачените файлове за едно бизнес пътуване е ограничен до 5 броя с максимален размер 3MB за прикачен файл.